“Lo que se mide, se puede mejorar”
Llega la hora de apagar el ordenador.
Has terminado otra jornada de trabajo y te encuentras algo cansado/a.
Desde primera hora de la mañana, la cual ahora te parece tan lejana, te sentaste con el firme propósito de no dejarte vencer por la marabunta de tareas que te estaban esperando.
Lo has conseguido. "¡Bien!". Mascullas entre dientres.
Y mientras te vas levantando de la silla, respiras profundamente a la vez que disfrutas de la grata sensación de saber que mañana regresarás a trabajar estando al día de obligaciones y sin un lastre de cosas aún pendientes de resolver que te harían encarar de un peor humor el día siguiente.
Sin embargo, pasadas unas horas, vuelves a tener esa impresión que ya te resulta tan familiar: ganar la batalla de hoy no es suficiente para tí. Mañana tienes otra esperándote que forma parte de una guerra que te parece interminable.
Llevas tiempo comprobando que enfocar tus esfuerzos y energías en el día a día no es suficiente. Se pasan las semanas... se pasan los meses... y aunque sabes que has trabajado mucho no lo puedes concretar.
¿Sabes realmente a qué tareas estás dedicando tu tiempo de trabajo?
Por experiencia propia te aseguro que ser capaz de medir el tiempo que dedicas a cada una de tus tareas es el primer paso para comenzar a ser más efectiv@ en tu día a día.
Te reconozco que no es fácil ni rápido instaurar este hábito dentro de tus rutinas habituales. Lleva su tiempo y en algunas ocasiones te puede hacer sentir como si fueras un robot (a mí al menos me pasa).
Para ayudarte a conseguirlo, te he preparado este artículo donde te cuento las ventajas que tiene comenzar a medir tu tiempo de trabajo de la forma más exacta posible.
Además, voy a enseñarte a fondo Procrastitracker, una aplicación poco convencional que puedes utilizar para implementar este nuevo hábito de forma rápida y sencilla y así comenzar desde hoy mismo a saber exactamente en qué empleas tu tiempo.
¿DE QUÉ SIRVE MEDIR TU TIEMPO DE TRABAJO?
Quizás esta sea una pregunta algo innecesaria para ti.
A lo mejor no ves la utilidad de controlar hasta el extremo cuánto tiempo del día dedicas a cada una de tus tareas…
Pues déjame decirte una cosa:
Sea cual sea el objetivo que quieras conseguir en la vida, siempre te será más fácil llegar a él si lo puedes medir.
De esta manera consigues tener una visión clara de cuánto te va a ocupar, le pones límites y pasas a ser tú el que tienes un mayor control sobre él.
¿QUIERES QUE TE DIGA MÁS VENTAJAS DE COMENZAR A MEDIR TU TIEMPO DE TRABAJO?
- Te muestra la realidad del tiempo trabajado, no de tu impresión de trabajo.
Se cambia el “hoy he trabajado mucho” por “hoy he trabajado X tiempo y hecho Y tareas” (cura de realidad).
- Identificas rápidamente tus ladrones de tiempo.
“Si llevo 8 horas en la oficina, ¿cómo puede ser que realmente lleve trabajadas 5? ¿Qué he hecho durante las
otras 3?”
- En el caso de que trabajes por proyectos o cobres por horas, ves claramente el tiempo invertido.
“No me compensa haber echado X horas a este proyecto.”
“A este cliente le tengo que facturar X horas este mes.”
¿Te he convencido?
Pues sigue leyendo para conocer PROCRASTITRACKER, la herramienta que estoy usando actualmente para controlar mi tiempo de trabajo y procrastinar un poco menos.
¿POR QUÉ USO PROCRASTITRACKER?
Pese a existir más herramientas de este tipo en el mercado con más opciones de configuración, más bonitas estéticamente, multiplataforma, con sincronización en la nube… no he sido de capaz de mantener su uso más que unos pocos días.
¿Sabes por qué?
Sólamente existe 1 única razón...
Con Procrastitracker no necesitas estar escribiendo a cada momento qué tarea estás comenzando o acabas de terminar.
Su mayor ventaja es que, sin que tú tengas que hacer absolutamente nada, registra el tiempo de todas las actividades que has realizado en tu ordenador de forma constante.
Si trabajas en una oficina con más gente, necesitas contestar al teléfono/email con frecuencia, tienes atención al público... se convierte en poco menos que misión imposible tener la disciplina para no olvidarse de mecanizar cada tarea que haces (vamos, ¡un auténtico coñazo rollo!).
Una vez instalado en tu equipo, podrás saber exactamente el tiempo que has invertido en cada tarea, programa, documento o aplicación.
Sin trampa ni cartón, Procrastitracker te muestra una “fotografía” real sobre cómo de productivo ha sido tu día.
Si te ha picado la curiosidad y estás pensando instalar esta aplicación en tu equipo, déjame que te explique cómo hacerlo y sacarle partido.
TUTORIAL PROCRASTITRACKER
Antes de empezar, echa un vistazo a las características del programa:
CARACTERÍSTICAS PROCRASTITRACKER
- Es GRATIS.
- SÓLO para equipos con WINDOWS.
- NO Online/Colaborativo. Tus datos siempre están en tu ordenador
- Facilidad de USO. Instalar y usar: no hay que hacer nada más.
- Estadísticas y gráficos. Suficientes a un nivel básico.
- SI permite la recogida de tiempos muertos.
- Modificar tiempos de las tareas. NO. No hay posibilidad de falsear datos.
DESCARGA E INSTALACIÓN
Pulsa *AQUÍ para descargarlo del sitio oficial.
*Nota: desde hace un tiempo si abres la página desde el navegador Chrome sale un aviso de sitio potencialmente peligroso.
Si tienes dudas puedes usar el enlace de descarga de Softpedia.com que te pongo AQUÍ.
El programa es muy ligero (menos de 1 mega) y apenas consume recursos.
Una vez abierto, el programa se queda en segundo plano, pudiendo acceder a él en el área de notificaciones de nuestra barra de tareas
FUNCIONALIDADES Y OPCIONES
Haciendo clic derecho sobre el icono podemos ver sus opciones.
2.1. View Statistics
Ventana principal del programa dividida en varias zonas:
• Lista de programas utilizados con el tiempo total utilizado.
Que no te asuste tanto dato e información. Todo tiene su explicación.
Si pasas el puntero del ratón por encima de cualquier programa aparecerán algunos datos extra (mira la siguiente imagen sobre mi uso del navegador Chrome):
- Parent: Porcentaje de uso del programa respecto a su nivel superior.
- Semiidle: Porcentaje de tiempo del programa que estuvo abierto pero sin usarse o inactivo).
- Keys: Número total de teclas pulsadas en el programa.
- LMB: Número de clics del botón izquierdo del ratón.
- RMB: Número de clics del botón derecho del ratón
• Expanded Level.
Para saber cuánto tiempo del total que pasas navegando por internet, dedicas a cada actividad (ej. Redes sociales, Gmail, noticias...)
Si vas moviendo el slider se irán desplegando los diferentes niveles del programa/ ventana seleccionado (hasta 5 niveles de profundidad).
De igual manera lo puedes hacer individualmente pulsando sobre el símbolo de cada programa:
Ejemplo de dónde paso más tiempo cuando tengo Chrome abierto.
• Filter < Minutes.
Es un filtro que sirve para excluir aquellos programas/ventanas en las que has gastado menos de un determinado número de minutos.
De esta manera puedes ver por ejemplo en qué tareas has consumido más 60´ minutos de tiempo.
Filtrando en qué programas he pasado más de 20 horas. ¿Te resulta familiar?
• Filter on sub-string:
Para buscar directamente por textos concretos. Escribe el programa o aplicación qué quieres que te muestre.
Lo reconozco: a veces uso whatsapp mientras trabajo
• Date Range y Quick Set:
Para buscar directamente por rango de fechas o fechas concretas (hoy, ayer, últimos 7 días, último año…)
Si combinas los filtros, puedes personalizar tus búsquedas de manera más concreta.
Es IGUAL a
Resultado del tiempo que he usado Microsoft Word el 20/12/2016
• Tagging:
Con el fin de hacer más visual la consulta de datos, Procrastitracker permite asignar etiquetas (tags) por colores a tus tareas.
Las etiquetas se pueden renombrar y tienes hasta 15 opciones.
Te recomiendo que te acostumbre a asignar etiquetas por 2 motivos:
1. Para hacer un análisis exclusivo de un proyecto o tarea importante y con una duración larga que implique el uso de varios programas.
Resultado de filtrar por la etiqueta “Project 1”
2. Puedes sacar partido al gráfico de barras horizontales que se va creando poco a poco a la derecha de la ventana y que te permitirá de manera fácil saber en qué tipo de actividad has dedicado más tiempo según como filtres
Está relacionado con la última opción de la pantalla principal situada abajo a la izquierda:
Este campo cambia cuando pasas el puntero del ratón por encima de las barras del gráfico de la derecha para mostrarte el tiempo total invertido en una fecha concreta, como en este ejemplo:
2.2. Advanced Settings
Vamos a ver las opciones avanzadas para que configures el programa a tu gusto y te sea lo más útil posible.
• Sample Frequency
Tiempo a partir del cual se registra la actividad de los programas en los que se está trabajando.
En este caso, a partir de los 5 primeros segundos Procrastitracker empezará a tomar nota de dónde estás trabajando.
• Idle Time
Si pasan 180 segundos sin realizar ninguna actividad en tu equipo el programa deja de registrar tu actividad.
Como el propio creador indica, dependiendo de tus hábitos de trabajo (ej. bastante contemplativo delante de la pantalla o de esos que aporrea el teclado y el ratón constantemente) se recomienda ajustar este valor a tus características para una medición más exacta.
• Semi Idle Time
A partir de 10 segundos sin actividad se entra en estado de pre-reposo.
Según la diferencia entre este valor y el anterior, puedes ver en las estadísticas de la ventana principal el porcentaje de este valor:
Un porcentaje bajo significa un flujo de trabajo más continuo en ese programa/tarea y viceversa.
• Autosave interval
Opción para indicar cada cuántos minutos el programa guarda automáticamente los cambios en la base de datos.
• Cull on Load
Proceso interno para unir y mantener en orden tareas pequeñas como por ejemplo actualizaciones de programas.
• Show dialog when away less than
Yo la llamo la ventana de ¿Qué has estado haciendo este rato?
Cuando estás sin tocar el ordenador más tiempo del indicado antes en Idle time (y menos del valor que indiques en esta opción), una vez que regreses de nuevo y toques el ratón te aparecerá esta ventana en la pantalla preguntándote en qué has gastado tu tiempo desde entonces:
Como puedes ver, y a pesar de estar en inglés, recoge un amplio abanico de opciones.
Si no quieres que se contabilice alguna ausencia en concreto, simplemente cierra la ventana o pulsa sobre “Don´t Track This Time” abajo del todo.
Todo el tiempo acumulado se recoge en la tarea “Away” que puedes ver en la pantalla principal de estadísticas.
2.3. Export HTML - Export database – Merge in database
Opciones para exportar la base de datos a otros formatos y fusionarla con las de otros ordenadores.
En mi caso, las veces que he necesitado algo más que la simple consulta dentro del programa, simplemente he exportado el archivo en HTML y lo he abierto directamente en Excel.
2.4. About
De bien nacido es ser agradecido, así que siempre me gusta nombrar a los creadores de los programas que uso.
Procrastitracker es obra de Wouter van Oortmerssen, en su web podéis ver otras aplicaciones de productividad que ha creado.
CONCLUSIÓN
Esperando haberte convencido de lo útil y productivo que va a ser comenzar a medir tu tiempo de trabajo (sea con la herramienta que sea).
Anímate a probar Procrastitracker si:
- Eres usuario de Windows.
- Usas varios programas diferentes durante tu trabajo.
- La mayoría de tus tareas duran menos de 30 minutos.
- No quieres perder ni un segundo de tu jornada laboral en ir metiendo datos de las tareas que vas haciendo.
- Te es más que suficiente saber de manera rápida en qué se te va el tiempo cada día: programa que usas más, cuánto tiempo has dedicado en la última semana a la actividad X, tiempos muertos (teléfono, reuniones,…)
¿Crees que Procrastitracker se adapta a lo que necesitas?
¿Ya usas algún programa para medir tu tiempo de trabajo? Si es así, dime cuál y por qué razones.
¡Nos vemos en los comentarios!
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